Information relative aux données personnelles et à leurs traitements
Traitement des données et responsabilité
Nous entendons par “traitement”, toutes opérations effectuées sur des données à caractère personnel, telles que la collecte de données, leur enregistrement, conservation, consultation, utilisation, communication par diffusion, effacement, archivage, destruction.
La S.A. D’Ieteren N.V., rue du Mail, 50 à 1050 Bruxelles est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Toute question à ce sujet peut nous être adressée par courrier à l’adresse ci-dessus ou par voie électronique à l’adresse suivante : customercare@dieteren.be.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?
Il faut entendre par « données à caractère personnel », toute information concernant une personne physique, identifiée ou identifiable.
Nous traitons les données à caractère personnel que vous nous communiquez telles que des données utilisateurs (p.ex. : nom, prénom, sexe, langue, adresse, n° de téléphone, adresse mail, âge, numéro de compte bancaire et données similaires, copie de votre carte d’identité, hobby), des données techniques relatives à votre véhicule (p.ex. n° de châssis, le n° de plaque), des données de localisation le cas échéant (p.ex. si votre véhicule est équipé d’un service de géolocalisation et si vous avez consenti à ce service) et des données que nous recevons lorsque vous utilisez nos services (p.ex. : kilométrages de votre véhicule, fréquence de passage en concessions, fréquence de visite de nos sites webs).
Nous ne prenons des décisions basées sur des données traitées de façon automatisée que lorsque c’est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat (p.ex. lors d’un octroi de crédit) ou si vous y avez consenti.
Nous ne traitons pas de données dites « sensibles », à savoir des données qui porteraient par exemple (NB. La liste n’est probablement pas exhaustive) sur l’origine raciale ou ethnique, sur vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre vie et/ou orientation sexuelle, ou encore votre santé. Si nous étions amenés à un moment à en traiter, nous ne le ferions qu’après avoir obtenu votre consentement explicite et pour des finalités spécifiques qui vous seraient au préalable expliquées, ou encore si ce traitement est nécessaire dans le cadre du droit du travail, de la sécurité sociale ou de la médecine préventive ou de la médecine du travail.
A quelles fins et sur quelle(s) base(s) utilisons-nous les données que vous nous communiquez ?
Nous utilisons les données à caractère personnel que vous nous communiquez à diverses fins telles que :
- Dans le cadre de la gestion de notre relation contractuelle et des services qui en découlent (p.ex. l’utilisation de vos coordonnées téléphoniques pour vous prévenir de la réalisation des travaux demandés sur votre véhicule ou pour l’amélioration de nos produits et de nos services dans le cadre notamment de demande de retour d’expérience lors d’enquêtes de satisfaction);
- Aux fins pour lesquelles vous nous avez donné votre consentement (p.ex. utilisation de votre adresse électronique si vous avez choisi de recevoir des lettres d’information sur nos produits par ce canal) ;
- la réalisation d’analyses statistiques (p.ex. utilisation de vos données anonymisées afin d’examiner les fréquences de passage en nos ateliers) ;
- Pour satisfaire aux dispositions légales ou réglementaires auxquelles nous sommes soumis ;
- Lorsque nous avons un intérêt légitime à le faire, notamment dans le cadre de la prévention de et lutte contre la fraude, tout en veillant à respecter l’équilibre entre cet intérêt et le respect de la vie privée ;
- De façon pseudonymisée à des fins commerciales sans liens avec vos données personnelles.
Nous pouvons être amenés à transférer vos données au sein de sociétés de notre groupe (sociétés sœurs, filiales, telles que D’Ieteren Lease ou Volkswagen D’Ieteren Finance) dans le cadre de la réalisation des finalités susvisées.
Nous ne les transférons pas à des tiers sauf :
- Aux membres du réseau de distribution des marques que nous distribuons (constructeurs et leurs sociétés financières liées, concessionnaires);
- Lorsque nous sommes légalement requis de le faire (p.ex. à la Centrale des crédit de la Banque Nationale lors de l’octroi de crédit);
- Lorsque nous sommes légalement autorisés à le faire (p.ex. en cas de transfert de nos droits et de nos obligations lors d’une cession de créance)
- A des sous-traitants lorsque cela est nécessaire pour l’exécution de nos services (p.ex. archivage électronique des factures)
- Afin de les maintenir à jour (communication à BPost lors d’un retour de courrier suite à un changement d’adresse)
- Moyennant votre accord préalable
Nous nous assurons que tout tiers à qui nous serions amenés à transférer vos données, les traite, tout comme nous, de façon sécurisée, en prenant les mesures nécessaires pour les protéger.
Comment protégeons-nous vos données et combien de temps les conservons-nous?
Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger vos données personnelles.
Vos données sont conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution du traitement pour lequel elles ont été collectées, qui varie en fonction des finalités de celui-ci, par exemple :
- 7 ans pour les documents établis en matière comptable/fiscale ;
- 8 ans après la fin de la relation contractuelle pour la conservation de preuves dans le cadre de dossiers contentieux ;
- 8 ans après la réalisation d’une action commerciale restée sans suite.
Parfois, le délai peut être plus long, notamment pour respecter nos obligations légales ou encore en cas de litige.
A la fin des délais de conservation, les données à caractère personnel sont rendues anonymes, effacées ou rendues inutilisables.
De quels droits disposez-vous?
Vous disposez des droits suivants concernant les données à caractère personnel que nous récoltons/que vous nous communiquez:
- Droit d’accès et droit à la portabilité de vos données :
Vous avez un droit d’accès aux données personnelles qui vous concernent. Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que des données vous concernant sont ou ne sont pas traitées, ainsi que d’être informé sur les fins pour lesquelles nous les traitons, le type de donnée traitée, les personnes à qui elles sont communiquées et la durée de conservation de ces données. Vous avez également le droit de recevoir une copie des données personnelles que vous nous avez fournies et de transmettre ou de nous demander de transmettre celles-ci à un autre responsable de traitement - Droit de rectification/suppression – droit à l’oubli
Vous avez le droit de demander la rectification des données vous concernant lorsque vous constatez que celles-ci sont inexactes ou incomplètes. Vous avez également le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données, vous avez la possibilité, à tout moment, de retirer celui-ci. - Droit d’opposition au traitement des données à des fins de marketing
Vous avez le droit de vous opposer à ce que vos données soient traitées à des fins de marketing direct ou de prospection et ce sans justification. - Droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données lorsque vous en contestez l’exactitude, lorsque vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation, ou lorsque celles-ci, alors que nous n’avons plus besoin de les traiter, vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice. - Droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle
Vous pouvez toujours si vous le souhaitez, introduire une réclamation concernant le traitement de vos données auprès de l’Autorité de la Protection des Données (ex-Commission de la protection de la vie Privée) à l’adresse suivante : Autorité de la Protection des Données, Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles - contact@apd-gba.be
L’exercice des 4 premiers droits peut être effectué en nous contactant aux adresses mentionnées dans la section «Traitement des données et responsabilité »
Coordonnées de notre Data Protection Officer
Afin d’assurer la conformité de nos traitements de données à caractère personnel à la réglementation en vigueur, nous avons désigné un délégué à la protection des données (D.P.O. – Data Protection Officer – e-mail : DPO@dieteren.be – Adresse : rue du Mail, 50, 1050 Bruxelles).
Informatie over persoonsgegevens en de verwerking ervan
Gegevensverwerking en verantwoordelijkheid
Onder ‘verwerking’ verstaan wij elke handeling die gebeurt met persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, bewaren, raadplegen, gebruiken, mededelen via verspreiding, wissen, archiveren of vernietigen van deze gegevens.
De S.A. D’Ieteren N.V., Maliestraat 50 in 1050 Brussel, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Elke vraag omtrent dit onderwerp kunt u ons via briefwisseling stellen op het adres hiervoor of elektronisch via: customercare@dieteren.be.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Onder ‘persoonsgegevens’ wordt alle informatie verstaan betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
De persoonsgegevens die wij verwerken, zijn de gegevens die u ons meedeelt, zoals gebruikersgegevens (bv.: naam, voornaam, geslacht, taal, adres, telefoonnummer, e-mailadres, leeftijd, bankrekeningnummer en vergelijkbare gegevens, kopie van uw identiteitskaart, hobby), technische gegevens die verband houden met uw voertuig (bv. chassisnummer, nummerplaat), lokalisatiegegevens indien van toepassing (bv. indien uw voertuig is uitgerust met een geolokalisatiedienst en u instemde met het gebruik van deze dienst) en gegevens die wij ontvangen wanneer u gebruik maakt van onze diensten (bv. kilometerstanden van uw voertuig, frequentie van bezoeken aan concessies, frequentie van bezoeken aan onze websites).
Wij gaan enkel over tot beslissingen op basis van automatisch verwerkte gegevens indien dit noodzakelijk is om een contract af te sluiten of uit te voeren (bv. bij de toekenning van een krediet) of indien u daarmee hebt ingestemd.
Wij verwerken geen zogeheten ‘gevoelige’ gegevens zoals gegevens die bijvoorbeeld betrekking hebben op (N.B. de lijst is waarschijnlijk niet exhaustief) uw ras of etnische afkomst, uw politieke, godsdienstige of filosofische overtuiging, uw leven en/of uw seksuele geaardheid en uw gezondheid. Mochten wij er ooit toe gebracht worden deze gegevens te verwerken, dan zullen wij dat enkel doen na uw expliciete toestemming en voor doeleinden die u op voorhand worden duidelijk gemaakt, of indien de verwerking ervan noodzakelijk is binnen het kader van het arbeidsrecht, de sociale zekerheid, de preventieve geneeskunde of de arbeidsgeneeskunde.
Voor welke doeleinden en op welke basis gebruiken wij de gegevens die u ons meedeelt?
Wij gebruiken de persoonsgegevens die u ons meedeelt voor diverse doeleinden zoals:
- Binnen het kader van het beheer van onze contractuele relatie en de diensten die daaruit voortvloeien (bv. het gebruik van uw telefoongegevens om u te informeren over de voltooiing van de gevraagde werken aan uw voertuig of om onze producten en onze diensten te verbeteren, onder meer door feedback te vragen via tevredenheidenquêtes);
- Voor de doeleinden waarvoor u ons uw toestemming hebt gegeven (bv. gebruik van uw e-mailadres als u ervoor geopteerd hebt om informatiebrieven over onze producten te ontvangen via dit kanaal);
- Het uitvoeren van statistische analyses (bv. gebruik van uw anoniem gemaakte gegevens om de frequentie van de bezoeken aan onze werkplaatsen te onderzoeken);
- Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen of reglementeringen waaraan we onderworpen zijn;
- Wanneer wij een rechtmatig belang hebben bij de verwerking ervan, onder meer binnen het kader van de preventie en bestrijding van fraude, er tegelijkertijd over wakend dat we het evenwicht bewaren tussen dit belang en de naleving van de persoonlijke levenssfeer;
- Op een pseudonieme manier voor commerciële doeleinden zonder dat de gegevens kunnen gelinkt worden aan uw persoon.
Wij kunnen ertoe gebracht worden uw gegevens over te dragen binnen ondernemingen van onze groep (zusterbedrijven, dochterondernemingen, bv. D’Ieteren Lease of Volkswagen D’Ieteren Finance) in het kader van de realisatie van de doeleinden hiervoor.
Wij maken de gegevens niet over aan derden, tenzij:
- Aan de leden van het distributienetwerk van de merken die wij verdelen (constructeurs en hun aangesloten financiële ondernemingen, concessiehouders);
- Wanneer we wettelijk verplicht zijn om dit te doen (bv. aan de Kredietcentrale van de Nationale Bank bij de toekenning van een krediet);
- Wanneer dit ons wettelijk wordt toegestaan (bv. bij de overdracht van onze rechten en plichten bij een cessie van vorderingen);
- Aan onderaannemers als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten (bv. elektronische archivering van de facturen);
- Om ze te updaten (mededeling aan Bpost als post teruggestuurd wordt als gevolg van een adreswijziging);
- Middels uw voorafgaande toestemming.
Indien de verwerking van de gegevens, onder meer via een onderaannemer, impliceert dat de gegevens overgedragen worden buiten de Europese Unie, zullen wij erover waken uw gegevens te beschermen in overeenstemming met de geldende Europese wetgeving ter zake.
Wij vergewissen ons ervan dat elke derde aan wie wij uw gegevens zouden overdragen, deze - net zoals wij - op een veilige manier verwerkt door de nodige maatregelen te treffen om ze te beschermen.
Hoe beschermen wij uw gegevens en hoelang bewaren wij ze?
Wij treffen alle vereiste technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.
Uw gegevens worden zolang bewaard als nodig voor de verwerking waarvoor ze werden verzameld. Dit varieert naargelang van het einddoel, bijvoorbeeld:
- 7 jaar voor documenten opgesteld in een boekhoudkundig/fiscaal kader;
- 8 jaar na het einde van de contractuele relatie voor bewijzen die bewaard worden in het kader van geschillendossiers;
- 8 jaar na de uitvoering van een commerciële actie die zonder gevolg is gebleven.
Soms kan de termijn langer zijn, onder meer om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of in geval van een geschil. Op het einde van de bewaarperiode worden de persoonsgegevens anoniem gemaakt, gewist of onbruikbaar gemaakt.
Welke rechten hebt u?
Voor de persoonsgegevens die wij verzamelen/die u ons meedeelt, gelden de volgende rechten:
- Recht op toegang tot en overdraagbaarheid van uw gegevens:
U hebt recht op toegang tot uw eigen persoonsgegevens. U hebt het recht om de bevestiging te krijgen dat uw gegevens wel of niet verwerkt worden, alsook om geïnformeerd te worden over de doeleinden waarvoor we ze verwerken, het type van verwerkte gegevens, de personen aan wie de gegevens worden meegedeeld en de bewaartermijn van deze gegevens. U hebt ook het recht om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die u ons meedeelde en om die gegevens over te maken of door ons te laten overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. - Recht op rechtzetting/schrapping - recht om vergeten te worden
U hebt het recht om de rechtzetting te vragen van uw eigen persoonsgegevens wanneer u vaststelt dat deze niet correct of niet volledig zijn. U hebt ook het recht om te vragen dat uw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. Indien u uw goedkeuring gaf voor de verwerking van uw gegevens, hebt u op ieder ogenblik de mogelijkheid om deze goedkeuring in te trekken. - Recht op verzet tegen het gebruik van de gegevens voor marketingdoeleinden
U hebt het recht om u, zonder enige verantwoording, te verzetten tegen de verwerking van uw gegevens voor doeleinden van direct marketing of prospectie. - Recht op beperking van de verwerking
U hebt het recht de beperking van de verwerking van uw gegevens te verkrijgen als u de juistheid van de gegevens betwist, als u zich verzet tegen het wissen van de gegevens en in de plaats daarvan verzoekt om beperking van het gebruik ervan, of als wij de gegevens niet meer nodig hebben voor verwerking maar u ze nog nodig hebt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. - Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit
U kunt desgewenst altijd een bezwaar omtrent de verwerking van uw gegevens indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (de vroegere Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer) op het onderstaande adres: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 in 1000 Brussel - contact@apd-gba.be
De eerste 4 rechten kunnen uitgeoefend worden door met ons contact op te nemen op de adressen vermeld in de rubriek ‘Gegevensverwerking en verantwoordelijkheid’.
Gegevens van onze Data Protection Officer
Om te garanderen dat onze verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende reglementering, hebben wij een gegevensbeschermingsverantwoordelijke aangesteld (D.P.O. – Data Protection Officer – e-mail: DPO@dieteren.be – Adres: Maliestraat 50, 1050 Brussel).